Det material som saknas i Lantmäteriets arkiv och finns i kommunens arkiv handlar om förrättningsmaterial som är upprättat innan år 1972 när lagen Fastighetsbildning i stad reglerade fastighetsbildningen i staden. Det är mycket värdefullt att få in materialet i Lantmäteriets digitala arkiv Arken, ett nationellt förrättningsarkiv.
Fördelar med arken
Fördelarna med att materialet finns i Arken är att förrättningshandläggare som behöver det i sin handläggning får åtkomst till det och att kommunen slipper hantera materialet. Materialet samlas också i Lantmäteriets tjänst Min fastighet där allmänheten får tillgång till arkivakter som rör deras fastighet.
Hur går det till?
Lantmäteriets samordnare hjälper till med allt förberedelsearbete som behövs kostnadsfritt. Skanningen sker av Riksarkivets enhet för digitisering.
- En samordnare från Lantmäteriet tillsammans med personal från kommunen inventerar arkivet.
- Samordnaren tar fram underlag för rättningar och kompletteringar i fastighetsregistret och beställer behörigheter samt visar hur kommunen registrerar metadata som saknas.
- Samordnaren bistår vid preparering av förrättningsmaterialet, tar fram packlistor och stödjer kommunens personal vid packning.
- Samordnaren är också kontaktperson mot skanningscentralen och kontrollerar samt godkänner det skannade materialet.
Många fördelar
- Fastighetsbildningen i kommunen blir säkrare då arkivhandlingarna blir mer lättillgängliga.
- Inga fler arkivbesök - allt finns på nätet.
- Smidigt både för kommunerna och allmänhet att hitta arkivakter.
- Kommunerna behöver inte längre tillhandahålla papperskopior till allmänheten och Lantmäteriets handläggare.
- Det kräver inget arkivutrymme, handlingarna kan lämnas över till stadsarkiv eller liknande.
- Originalhandlingarna slits inte eftersom de inte används.
- Ni får hjälp med att justera eventuella felaktigheter i fastighetsregistret inom stadsregisterområdet i samband med inventering och genomgång av arkivet innan skanning.
- Det fysiska arkivet blir justerat på eventuella felaktigheter och det blir en bra överensstämmelse mellan arkivhandlingar och fastighetsregistret.
- Till glädje för hembygdsforskare och annan intresserad allmänhet.
- En investering för framtiden - när detta en gång har genomfört behövs inget mer arbete läggas ner på arkivet.
- Det som kostar nu tjänas in i framtiden genom alla ovanstående punkter.
Tänk på att det är bra att ta vara på den kompetens som eventuellt snart försvinner från kommunen genom pensionsavgångar med mera.
Vision
Ta del av examensarbetet Färdigställande av Sveriges digitala
förrättningsarkiv (pdf, nytt fönster).
Kostnad
All skanning sker med timpris. Eventuell särbehandling av akterna, debiteras separat. Kostnaden för Lantmäteriets samordnare ingår i priset.
Kontakt
Om du vill veta mer kan du kontakta Margareta Fryk, 026-63 32 89, margareta.fryk@lm.se